1 Inleidende bepaling

Artikel 1: Doel :

Het ontmoetingscentrum is een culturele infrastructuur eigendom v/h Autonoom Gemeentebedrijf hierna “het AGB”genoemd, met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor het verenigingsleven. Het O.C. ’t Schoolhuys wordt beheerd en uitgebaat door VZW ’t Schoolhuys hierna “de beheerder” genoemd.
De infrastructuur van ’t Schoolhuys wordt ter beschikking gesteld van gebruikers , onder de in dit reglement opgenomen voorwaarden, hierna de “gebruikers” genoemd.

Artikel 2: Ter beschikkingsmogelijkheden :

De gebruiksmogelijkheden zijn de volgende:

1. Zaal (94 zitplaatsen) + petanquebaan.

2. Zaal (94 zitplaatsen) + klein vergaderzaal + petanquebaan.

3. Zaal + bar ( met drank voorzien) + petanquebaan

4. Zaal + uitgeruste keuken met hete lucht stoomoven + alle materiaal (zie menu uitrusting).

5. Klein vergaderlokaal, eventueel met bar.

Er is een mogelijkheid tot gebruik van vijf receptietafels.

Artikel 3: Gebruikers:

De gebruiker is de vereniging, organisatie, dienst of particulier die een overeenkomst met “de beheerder” heeft afgesloten.

Mogelijke gebruikers

1. gemeentediensten

2. gemeentelijke adviesraden

3. erkende verenigingen uit Pepingen

4. schoolbesturen en respectievelijke ouderraden van Pepingen

5. zorgverstrekkende instellingen

6. activiteiten of initiatieven in samenwerking met de gemeente Pepingen of (boven)gemeentelijke diensten

7. privépersonen met woonplaats te Pepingen

8. gemeentepersoneel

9. verenigingen en privépersonen buiten Pepingen

Indiende de lokalen niet in gebruik zijn door verenigingen, kunnen zij gereserveerd worden door privépersonen, aan vastgestelde tarieven en voorwaarden. (zie tarieven)

Uitzondering:

O.C. ’t Schoolhuys wordt niet ter beschikking gesteld aan verenigingen of privé personen die als doel hebben er een openbare fuif te organiseren.

Artikel 4: Procedure aanvraag: (boeking)

Wie gebruik wenst te maken van de lokalen kan reserveren via de website www.bogaarden.be (doorklikken naar ’t Schoolhuys). Op de website vindt je foto’s over de inrichting van de zaal, de keuken en de bijlokalen, die ter beschikking wordengesteld, evenals het gebruikersreglement, de voorwaarden, de tarieven en de prijzen . Langs deze weg kan je ook de nodige gegevens invullen om te rreserveren..

Reserveren kan ook telefonisch gebeuren op het GSM nr.0497/10 49 90

De gebruiker kan max. twee boekingen per maand vastleggen. Voor meer dan twee boekingen is de goedkeuring van de beheerder noodzakelijk. Bij niet akkoord gaan van de boeking wordt je hiervan op de hoogte gebracht met de reden van de weigering. Boeken kan ten vroegste één jaar voor de geplande activiteit,

Het eerste weekend van elke maand kan pas één maand voor deze eerste vrijdag worden geboekt. (voorbehouden aan erkende verenigingen van Pepingen).

Artikel 5: Toekenning en afwijzing:

Aanvragen worden volgens boekingsdatum geregistreerd. Volgens de gebruikers opgenomen in artikel 3 wordt de voorrangsregel bekeken. Voor sommige reservaties dient ook een voorschot te worden betaald. Het gebruik wordt automatisch toegezegd Acht kalenderdagen na het boeken door een erkende Pepingse vereniging of na het betalen van het voorschot is de reservatie verworven..

De beheerder kan een aanvraag weigeren

• omdat de voorziene activiteiten niet overeenstemmen met het doel van het ontmoetingscentrum, (bv. fuif)

• bij misbruik, onbetaalde rekening i.v.m. schade of dergelijke.

• ongemotiveerde annulatie van een vroegere boeking.

• aanvraagformulier onvoldoende ingevuld.(naamloos)

• gevraagd voorschot niet gestort.

De reden van afwijzing wordt je medegedeeld en de waarborg wordt teruggestort.

Artikel 6: Annulering door de gebruiker

De gebruiker kan de geboekte activiteit gemotiveerd annuleren ten laatste 1 week voor de reservatiedatum via post, e-mail of telefonisch.

Er zal 85% van het reeds betaalde voorschot worden teruggestort als de annulatie aanvaard wordt.

Artikel 7: Overdracht

Overdracht of afstand van gebruiksrecht aan derden is verboden. De overeenkomst wordt automatisch verbroken, het gestorte voorschot wordt niet teruggestort.

Artikel 8: Taksen

De VZW ’t Schoolhuys heeft een contract voor audio visuele vertoningen bij sabam voor de grote zaal. Indien op de buitenterreinen muziek word gemaakt moet de gebruiker een uitbreiding bij sabam aanvragen De beheerder kan niet aansprakelijk gesteld worden indien de gebruiker de meldingsplicht niet heeft gedaan.

Een geluidsinstallatie en grootscherm-TV zijn aanwezig in de zaal, duidelijke gebruiks-aanwijzingen liggen bij de versterker. Er is een mogelijkheid een PC aan te sluiten op de TV via een draadloze verbinding met Dongle (aanvragen bij afhaling sleutel)

Beperk het volume om geen overlast te veroorzaken voor de buren.

Artikel 9: Verzekering

Het AGB. sluit in naam van de gebruiker een verzekering af voor alle lokalen van ’t Schoolhuys, deze verzekering zit inbegrepen in de huurprijs van de zaal

Artikel 10: Sleutels (zie bijlage 4)

De gebruiker haalt de sleutel af bij de verantwoordelijke van het beheer. Deze word je kenbaar gemaakt via de website: www.bogaarden.be of telefonisch 0497/10 49 90

Toegang tot de gebruikte lokalen (zaal +keuken , enkel zaal , bijbehorend lokaal ) + materiaal wordt ter beschikking gesteld dedag van de activiteit ,(indien de zaal niet in gebruik is de dag vooraf kan de sleutel vroeger bekomen worden)

De sleutel wordt teruggebracht bij dezelfde verantwoordelijke persoon, of in de bus van ’t Schoolhuys 12/01 gedeponeerd na afsluiten van de zaal, of ten laatste de morgen na gebruik van de zaal voor 10u

De verantwoordelijke neemt de begin- en eindstand van de meters (elektriciteit ,gas, water) op, noteert deze op hetverbruiksformulier .

De verantwoordelijke ziet toe op de goede uitvoering van de overeenkomst . Indien de sleutel niet of beschadigd binnengebracht wordt zullen de opgelopen kosten worden doorgerekend. Bij frequent gebruik van de lokalen kan een vaste sleutel aan een vereniging worden toegekend.

Zij dragen ook de volledige verantwoordelijkheid voor de zaal en de toepassing van het gebruikersreglement . Deze sleutel mag niet worden doorgegeven aan derden

Artikel 11: Betaling

De eindafrekening word u bezorgd via mail

De betaling moet gebeuren op rekeningnummer BE61 9730 7376 6817 van de beheerder vzw ’t Schoolhuys na ontvangst van de factuur

De factuur dient binnen de 15 kalenderdagen worden betaald.

2 Gebruiksvoorwaarden

Artikel 12: Wetgeving,

De gebruiker verplicht zich ertoe om toe te zien dat de wetgeving inzake openbare dronkenschap, openbare zeden, de jeugdbescherming, de geluids- en milieunormen, het gemeentelijk politiereglement, het verbod op gebruik van verdovende middelen en andere relevante wetgeving stipt wordt toegepast. Indien de beheerder of de politiediensten vaststellen dat de gebruiker zich niet houdt aan de regels of aan het onderhavige reglement, kan de aan de gang zijnde activiteit onmiddellijk worden stopgezet, zonder enig recht op schadevergoeding.

Artikel 13: Activiteit

Het is verboden de zaal of lokalen te gebruiken voor andere doeleinden dan deze vermeld op het aanvraagformulier of waarvoor de inrichting van de zaal niet geschikt is.

Openbare fuiven zijn niet toegelaten. De gebruiker verbindt er zich toe, zich te gedragen naar de van toepassing zijnde geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen. Bij gebruik van muziek dienen ramen en deuren gesloten te blijven, om lawaaihinder te voorkomen voor de boven en naastliggende appartementen.

Er dient ook rekening te worden gehouden dat er bij het verlaten van de zaal, er buiten GEEN lawaaihinder is.

Artikel 14

De gebruiker mag de ter beschikking gestelde lokalen niet veranderen qua functie. De muren, deuren, gordijnen en plafonds mogen niet worden beschadigd.

Versiering mag niet worden opgehangen (wegens brandgevaar).

Stoelen en tafels uit de zaal mogen enkel in de lokalen worden gebruikt, niet buiten. Prijslijsten en affiches mogen enkel opgehangen worden op de voorziene plaatsen (niet op muren kleven of prikken).

Artikel 15: Beschadiging

Elke beschadiging aan het gebouw, interieur,keukentoestellen, keukenmateriaal enz. moet door de gebruiker worden vergoed . De beheerder zal het schadebedrag bepalen en de opgelopen schade laten herstellingen.

Artikel 16: Werking Brandalarm

Het is in alle lokalen ten strengste verboden te roken, ook opletten met vuurwerk op taart, dit zal ook het alarm triggeren

In alle lokalen bevinden zich rookmelders. Het evacuatiealarm treed in werking bij rookontwikkeling of bij het breken van het glas van alarmdrukknop.

Bij alarm dient men alle lokalen ,ook kelder en toiletten te controleren op rookontwikkeling. Bij rookontwikkeling dient men het gebouw te ontruimen en de hulpdiensten te verwittigen. De sirene kan worden uitgeschakeld in de alarmcentrale die zich bevindt op gelijkvloers van inkomhal in tellerlokaal van appartementen NR 12 , (appartementen aan zijgevel)

Hoe uitschakelen: 4maal drukken op 2 vervolgens op de pijl daarna 1maal op start stop

Hoe inschakelen: drukken op groene knop

Brandalarm boven gasvuur en keukenfornuis

Bij gebruik van de keukentoestellen, Gasfornuis, Friteuses, Oven altijd de afzuiging aanzetten

Bij een te hoge temperatuur ( brand), gaat het automatisch schuimblusttoestel in werking.boven het vuur en friteuse

Bij deze dient u onmiddellijk de keuken te verlaten.

Verder gebruiken van de keuken is onmogelijk voordat alles is gereinigd.

Kosten voor de herstelling van het brandalarm en opkuis van de keuken zijn voor de gebruiker.

Veiligheid

De nooduitgang dient steeds open te blijven en een vrije doorgang moet voorzien worden.

Noodverlichting en blustoestellen mogen niet worden bedekt.

Voor het in gebruik nemen van de keuken dient de verantwoordelijke gebruiker zich van alle voorhanden zijnde

veiligheidsvoorzieningen te vergewissen. Het lezen van de gebruiksinstructies van de toestellen is noodzakelijk.

Artikel 17: Afval

Het afval, vuilnis, vetten, moet meegenomen worden door de gebruiker van de zaal. Indien wij nog afval moeten verwijderen zal er automatisch een retributie aangerekend worden van € 25.

Vetten , vuilnis mogen onder geen beding gestort worden. Het wegspoelen langs de aflopen is ten strengste verboden. Mocht dit toch gebeuren, zullen de kosten van het opruimen door een gespecialiseerde firma worden doorgerekend aan de gebruiker.

Artikel 18: Opruimen

De gebruiker van de lokalen is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten en opruimen.

De zaal, het lokaal en alle gebruikte materialen worden steeds proper achtergelaten.

Na het gebruik van de zaal, dient deze te worden uitgeborsteld.

Alle tafels, stoelen, bar, frigo’s, keukenmeubelen dienen proper te zijn.

Tafels terugplaatst zoals op plan aangeduid.(opgehangen aan de bar) en stoelen op de tafels

Opkuis vloer zaal,wc en keuken gebeurt door de beheerder, mits vergoeding van € 80.

Artikel 19: Keuken (zie beschrijving werken toestellen)

Koken gebeurt op gas , hete lucht stoomoven op elektriciteit

Er mag enkel gekookt worden in de keuken . Het gebruik van verplaatsbare gastoestellen is verboden

Voor het gebruiken van oven , fornuis en friteuse dient altijd de dampkap te worden aangezet om de verbrande gassen af te voeren.

Materiaal dient te worden teruggezet in de daarvoor voorziene opbergruimten.gassen af te voeren

Materiaallijst keuken vindt u in de bijlage van het pdf document, alsook het detail van de prijs die wordt aangerekend bij eventuele breuk.

Koelkast en diepvries in de keuken dienen te worden gereinigd, en uitgeschakeld. Na gebruik de toevoer van gas dient bij het verlaten van de zaal te worden afgesloten (kraan keuken links van het fornuis net boven de vloer)

Alle gebruikte toestellen dienen grondig te worden gereinigd.

Het vet / olie van de friteuse moet worden verwijderd en meegenomen indien gebruikt

Bij het verlaten van de zaal alle lichten doven met schakelaars in linker schakelbord achter de toog, nooit zekeringen of hoofdzekering afzetten , de thermostaat van de verwarming op 16° zetten en alle deuren slotvast sluiten

Artikel 20: Bar (toog)

Bar met gekoelde drank staat steeds ter beschikking van de gebruiker.

Alle glazen dienen netjes afgewassen te worden achtergelaten.op de juiste plaats.

Lege flesjes plaatsen in voorziene bakken.(onder de frigo`s)

Het verbruik wordt tevens op verbruiksformulier vermeld.

Artikel 21: Drank

Het is ten strengste verboden bier, waters en frisdranken zelf te voorzien. Een uitzondering wordt toegestaan voor

wijn en aperitief (er is contractueel een vaste leverancier).

Indien vastgesteld wordt dat er bieren, frisdranken of waters binnengebracht zijn, reken wij automatisch een retributie aan van € 150.

Koffie en thee zijn ter beschikking. Bij grote hoeveelheden koffieverbruik kan een koffiepercolator worden gebruikt ze drankverbruik gebeurt door invullen van verbruiksformulier, betaling gebeurt na controle en worden gefactureerd samen met huur zaal, verbruik energie en aftrek van eventueel e waarborg te betalen op rekening nr: BE61 9730 7376 6817 van de VZW ’t Schoolhuys

De koelkast zal steeds opgevuld worden zodat er voldoende drank voorzien is.

Er is een reserve voorraad van de voornaamste dranken in de kelder .

3 Slotbepaling

Artikel 22: Toezicht

De beheerder heeft recht tot toegang tot de lokalen, zelfs gedurende de activiteit. Hij controleert de naleving van het reglement en kan desgevallend bijkomende inlichtingen geven.

Artikel 23: Betwisting

Betwisting en inbreuken in verband met de toepassingen van onderhavig reglement wordt geregeld door de beheerder.

Artikel 24: Verantwoordelijkheid vzw

De beheerder kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven door de gebruiker van wettelijke – en reglementaire verplichtingen.

Ze kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor het verlies, beschadigingen of diefstal van persoonlijke bezittingen of installaties in de zaal tijdens de activiteit.

Artikel 25: Klachten

Indien de gebruiker opmerkingen heeft in verband met de lokalen en materialen, licht hij de beheerder in. bij het betreden van de zaal

Artikel 26: Afwijkingen

De beheerder kan afwijkingen op het reglement toestaan in overleg met het Autonoom Gemeente Bedrijf(AGB).

Artikel 27: Rookverbod

Het rookverbod is van toepassing in alle ruimten van het ontmoetingscentrum.

Artikel 28: Akkoord

Elke gebruiker van de zaal verklaart zich akkoord met het gebruiksreglement bij het ingebruikname van de lokalen.

Bij online boeking download je eerst de gebruiksvoorwaarden alvorens uw akkoord te geven.